As eleições municipais deste ano em Mato Grosso contarão com 8.371 urnas eletrônicas, que serão encaminhadas às 60 Zonas Eleitorais do Estado. Neste momento, todas as máquinas já foram testadas e vistoriadas, e estão armazenadas no depósito de urnas no Tribunal Regional Eleitoral (TRE-MT), para serem distribuídas até as sedes dos cartórios eleitorais, um trabalho que começará a partir do dia 22 de agosto. Neste total estão incluídas as urnas de contingência, utilizadas nas situações em que é necessária a troca da urna disponibilizada inicialmente. Em Mato Grosso existem 7.788 seções eleitorais, sendo que cada seção eleitoral utiliza uma urna eletrônica.

Após receber as urnas, as zonas eleitorais começam a preparação das máquinas. Cada urna é abastecida com os dados dos eleitores que votam naquela seção eleitoral e dos candidatos do município.  

Entre os dias 19 e 23 de setembro, os cartórios eleitorais realizam a Cerimônia de Carga e Lacre das Urnas. Esta cerimônia é um evento público e obrigatório, que conta com a presença de representantes do Ministério Público, Partidos Políticos e Ordem dos Advogados do Brasil. Na cerimônia de Carga e Lacre é escolhida pelo menos uma urna para simulação de votos, a fim de garantir a transparência no pleito eleitoral. Após a cerimônia, todas as urnas eletrônicas serão lacradas.

Acontece também nos cartórios eleitorais a cerimônia de conferência visual, pela qual os representantes de partidos políticos e/ou candidatos conferem se a foto e o número disponibilizado na urna eletrônica são os mesmos fornecidos no momento do registro de candidaturas.

As máquinas serão depois lacradas e transportadas dos cartórios eleitorais para os municípios pertencentes às Zonas Eleitorais (há zonas eleitorais responsáveis por mais de um município).

Para os locais de votação de difícil acesso, em geral, as urnas eletrônicas são enviadas na véspera do pleito, utilizando barcos, carros traçados ou aeronaves. É o caso, por exemplo, das localidades ribeirinhas afastadas dos centros urbanos e das aldeias indígenas. Uma equipe da Justiça Eleitoral costuma pernoitar nesses locais, para dar início aos trabalhos de votação às 8 horas do dia seguinte. Em Mato Grosso há 90 locais de difícil acesso.